Bitrix Intranet: Was ist neu in der Version 11.0?

Aufgaben 2.0

• Gantt-Diagramme – jetzt können alle Aufgaben (oder Projekte) als Fortschrittsbalken mit der Gantt-Technik direkt im Nutzerprofil oder innerhalb einer Arbeitsgruppe angezeigt werden.
• Integration mit Zeitmanagement - Ressourcenplanung mit Zeitmanagement-Funktionalität innerhalb von Aufgaben
• Aufgaben 2.0 wurden um viele Punkte erweitert und enthalten einige sehr wichtige Verbesserungen, einschließlich: Aufgabenzuweisung an mehrere verantwortliche Personen gleichzeitig, Duplizieren von Aufgaben, Aufgabenvorlagen, Schnellaufgaben, Erinnerungen und Ablauffristbenachrichtigungen, Aufgaben-History, etc.
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Gantt-Diagramm-Ansicht in den Aufgaben

Mit der Gantt-Diagramm-Ansicht ist man in der Lage, aktuelle Aufgaben oder einen Projektstrukturplan mit Fortschrittsbalken anzusehen. Die Farbe der Balken ändert sich dabei dem Status entsprechend (in Arbeit, Überfällig, Abgeschlossen).

Mit einem Blick auf das Diagramm kann man sofort erfassen, wie viele Aufgaben in einem Projekt insgesamt zu erledigen sind, wie viele davon schon abgeschlossen, wie viele noch in Arbeit und wie viele überfällig sind. Man kann aber auch einen Filter setzen, welcher beispielsweise nur eine Aufgabe mit zugehörigen Teilaufgaben anzeigt und den Fortschritt der Umsetzung im Diagramm darstellt. Diese Filterfunktion ist besonders hilfreich, wenn das Projekt sehr umfangreich ist und viele Personen daran beteiligt sind. Mit der Drag-and-Drop-Funktion kann der Zeitrahmen von Aufgaben durch Ziehen oder Stauchen der Fortschrittsbalken direkt im Diagramm angepasst werden. Andere Aktionen sind ebenfalls direkt von hier aus möglich: Aufgaben abschließen, ablehnen, annehmen, an andere Person delegieren, etc.

Aufgabe in Gantt-Diagramm-Ansicht

Aufgaben und Zeitmanagement

Für jede Aufgabe wird die dafür insgesamt aufgewendete Zeit aufgezeichnet und zwar die aller beteiligten Personen. Sobald eine verantwortliche Person eine Aufgabe seinem Tagesplan hinzugefügt und auf "Ausführung beginnen" geklickt hat, läuft die Zeiterfassung für die Ausführung dieser Aufgabe. Wenn dann analog auf "Fertigstellen" geklickt wird, stoppt die Zeiterfassung und wird abgespeichert.

Darüber hinaus kann jeder an der Aufgabe Beteiligte (Mitwirkende) in seinem Tagesbericht die Aufgabe manuell eingeben und außerdem angeben, wie viel Zeit er für was genau aufgewendet hat. Wenn die Aufgabe abgeschlossen wurde, wird die Gesamtzeit aller Beteiligten für alle Tage zusammengerechnet und angezeigt. Eine Aufgabe dem Tagesplan hinzuzufügen ist einfach. Lediglich den Befehl im Kontext-Menü wählen und die Aufgabe erscheint in der Zeitmanagementliste.

Gesamt-Zeitaufwand für Aufgaben

Mehr in Aufgaben:

• Delegieren von Aufgaben - Aufgaben können ab jetzt auch delegiert werden. Dabei kann ein Vorgesetzter die Verantwortung für eine bestimmte ihm gestellte Aufgabe auf einen seiner Mitarbeiter übertragen und nimmt dann automatisch die Rolle eines Beobachters ein.
• Aufgaben duplizieren - auf der Grundlage einer bereits bestehenden Aufgabe können jetzt neue Aufgaben erstellt werden. Lästiges Copy&Paste der einzelnen Aufgabenfelder gehört der Vergangenheit an.
• Erinnerungsfunktion - jeder an einer Aufgabe Beteiligte - vom Ersteller bis zum Beobachter - kann verschiedene Erinnerungen für die Aufgabe erstellen.
• Schnellaufgaben - diese Funktion ist speziell für solche Situationen entwickelt worden, wo es notwendig ist, sehr viele Aufgaben innerhalb kürzester Zeit zu erstellen.
• Aufgabenvorlagen - falls dieselben Aufgaben häufiger gestellt werden müssen, kann man sie als Aufgabenvorlagen speichern. Solche Vorlagen können leicht hinzugefügt und im Bereich "Meine Vorlagen" geändert werden.
• Aufgaben in Extrafenstern bearbeiten Das Erstellen, Anzeigen und Bearbeiten von Aufgaben erfolgt jetzt in einem Extrafenster. Dieses Fenster ist einer Diashow bei einem Fotoalbum ähnlich.
• "Gefällt mir" Schaltfläche in den Kommentaren zu den Aufgaben - die "Gefällt mir" Schaltfläche kann bei Kommentaren zu den Aufgaben verwendet werden.
• Eine Schnellsuche für die Aufgaben ist direkt in der Menüleiste verfügbar – Aufgaben blitzschnell über den Namen oder die ID finden.
• Die Aufgaben werden nach Projekten gruppiert und es können dem Projekt Aufgaben direkt aus der Aufgaben- und Projektliste hinzugefügt werden.
• Aufgaben werden jetzt auch in den Kalendern angezeigt und Kalender können auch auf mobilen Geräten angezeigt werden.
• Aufgabenlisten können nach Excel exportiert werden und zur Berichterstattung genutzt oder ausgedruckt werden.
• Nutzer des Extranets können jetzt an Aufgaben beteiligt werden.

Erweitertes CRM

(verfügbar in BizPace und BizPace Enterprise Editionen)

Flexible Vergabe von Zugriffsrechten auf CRM-Daten für die Mitarbeiter durch Rollenvergabe. Verwendung von Geschäftsprozessen bei der Bearbeitung von Leads und Aufträgen (entweder Standard-Vorlagen nutzen oder eigene erstellen). Direkt aus dem CRM heraus Aufgaben erstellen. Integration des CRM mit Kalendern und E-Mail (Technologie Send & Save). Importieren von Kontakten im vCard-Format, sowie vereinfachter Import/Export von Daten ins/aus CRM über CSV-Tabellen. Anbindung von CRM-Elementen an beliebige Bereiche und Elemente der Infoblöcke, erweiterte Suche und Filtersetzung für CRM-Daten, sowie weitere Verbesserungen. Schauen Sie sich ein kurzes Video an!

CRM in Bitrix Intranet

E-Mail Integration

Die E-Mail Integration im CRM basiert auf der Send&Save Technologie von Bitrix. Der E-Mail-Verkehr der Mitarbeiter wird dupliziert, den Kundendaten im CRM automatisch zugeteilt und für die Portalsuche indexiert. Diese Technologie schützt das Unternehmen und den einzelnen Mitarbeiter vor einem etwaigen Datenverlust und erleichtert es, die letzten Aktivitäten mit Leads, Kontakten und Aufträgen schnell nachzuvollziehen. Jetzt können CRM-Daten auch per E-Mail hinzugefügt werden. Dazu erstellt man eine spezielle E-Mail-Adresse für das CRM (z. B. crm@firmenintranet.de) - und die gesamte E-Mail-Korrespondenz wird den betreffenden Elementen des CRM zugeordnet und angefügt. Alle Elemente des CRM werden entsprechend dem Typ der E-Mail-Nachricht automatisch erstellt.

Send&Save Integration

Das System hält dabei fest, von wem und an wen die Nachricht geschickt wurde und welchen Betreff die Nachricht hatte. Alle E-Mails werden im Aktivitätsprotokoll der einzelnen CRM-Elemente gespeichert. Die benutzten E-Mail-Adressen bestimmen dabei, an welche CRM-Elemente die Nachricht gebunden wird.

Import von Kontakten im vCard Format

Kontakte können von nun an auch im vCard Format ins CRM importiert werden. Dazu muss man lediglich die entsprechenden vCards an die spezielle CRM-E-Mail-Adresse senden und die Kontakte werden automatisch mit allen in der vCard enthaltenen Daten erstellt. Ein Praxisbeispiel wäre:

Verbesserte Zugriffsrechteverteilung

Ab der Version 11.0 gibt es einige Änderungen im System der Zugriffsrechte. Diese Änderungen sind besonders für die Arbeit im CRM sehr nützlich, da die Zugriffsrechte für einzelne Elemente des CRMs unter den Mitarbeitern des Unternehmens aufgeteilt werden können. Der Zugriff kann jetzt nicht nur auf ein bestimmtes Element, sondern auch auf ein bestimmtes Element in einem bestimmten Status vergeben werden.

Zum Beispiel haben Sie eine Gruppe namens "Fortschritt" und eine der Rollen in der Gruppe ist "Manager" – Dieser Rolle kann über die Einstellungen erlaubt werden, mit allen Elementen des CRM in einem bestimmten Status zu arbeiten.

Rollenzuweisung im CRM

Verwaltung der Rollen im CRM

Gruppen, ganzen Abteilungen oder einzelnen Benutzern können bestimmte Rollen zugewiesen werden (Manager, Administrator, Geschäftsführer, etc.). Diese Rollen können verwendet werden, um den Zugriff auf CRM-Elemente zu steuern.

Massenversand von E-Mails Über Filter kann eine Gruppe von CRM-Elementen ausgewählt werden und allen Elementen der Gruppe eine E-Mail gesendet werden. Die gesendete Nachricht wird im Aktivitätsprotokoll gespeichert. Der Massenversand von E-Mails eignet sich besonders für den schnellen Versand von Newslettern, Angeboten, etc.

Massenversand von E-Mails aus dem CRM

Import von Daten im CSV-Format Komplette Listen von Kontakten, Leads, Unternehmen und Aufträgen können im CSV-Format importiert werden. Während des Imports kann bestimmt werden, welche CSV-Spalten sich auf welche CRM-Felder beziehen sollen.

Import von CSV-Daten

Integration mit Aufgaben Es gibt einen Unterschied zwischen den im CRM erstellten Aufgaben und denen in Benutzerprofilen oder Arbeitsgruppen erstellten - das Vorhandensein eines Blocks "CRM-Element". Dieser Block ermöglicht es, alle CRM-Elemente, die mit dieser Aufgabe verbunden sind, anzuzeigen. Detaillierte Angaben zu diesen Elementen findet man in der Aufgabe, indem man die Maus über das betreffende Element bewegt.

Aufgabe aus dem CRM erstellen

Integration des CRMs mit der Suche Die Suche im Intranet umfasst nun auch die Elemente des CRM. Wenn Sie den Namen eines Leads oder die einer Auftragsnummer eingeben, wird das Element in den Suchvorschlägen angezeigt werden. Im Gegensatz zu früher, können bei den Suchfiltern jetzt mehrere Suchparameter gleichzeitig angegeben werden. Darüber hinaus können jetzt bei den Suchanfragen für diese Felder logische Operatoren verwendet werden.

Erweiterte Sucheinstellungen

Anbinden von Infoblock-Elementen an CRM-Elemente Das CRM unterstützt nun die Integration mit zwei benutzerdefinierten Feldern: Anbindung von Infoblock-Elementen und Anbindung an Infoblock-Bereiche. Dies bedeutet, dass beliebige Infoblock-Elemente, wie bspw. Videos, Dokumente oder die erweiterte Beschreibung eines Falles an ein Element des CRMs gebunden werden können – an ein Unternehmen, zum Beispiel.

Anbinden von Elementen eines Infoblocks

Integration des CRMs mit Geschäftsprozessen

Jetzt können die Geschäftsprozesse auch für die Bearbeitung von Leads und Aufträgen benutzt werden. Genau wie in den Dokumentenbibliotheken können Geschäftsprozesse direkt aus dem Aktionsmenü gewählt und an Elemente gebunden werden. Mithilfe des Geschäftsprozessdesigners können individuelle CRM- Geschäftsprozesse erstellt werden, wie z.B. Ausführung bestimmter Aktionen, Newsletterversand, Zuständigkeitsbestimmungen, Aufgabenerstellung.

Innerhalb des Ablaufs eines Geschäftsprozesses können bspw. der Status eines CRM-Elements geändert, bestimmte Felder ausgefüllt oder neue Elemente hinzugefügt werden.

Es gibt 3 Standard- Geschäftsprozesse, die im CRM enthalten sind:

• Stufenweise Ausführung (Aufträge)
• Upsale (Aufträge)
• Lead-Verarbeitung (Leads)

Diese Standard-Business-Prozesse sind bereits im Produkt enthalten. Sie können modifiziert werden und es können eigene Geschäftsprozesse mit dem Geschäftsprozessdesigner erstellt werden.

Meetings & Briefings

In der Version 11.0 ist ein neues Modul enthalten - "Meetings und Briefings". Dieses Modul ermöglicht es, alle unternehmensinternen Besprechungen schnell und einfach vorzubereiten, durchzuführen und auszuwerten. Direkt von diesem Modul aus können Aufgaben erstellt sowie in den Besprechungen formulierte Ziele verfolgt werden. Die Besprechungsteilnehmer können in folgende Rollen aufgeteilt werden: "Organisator" ist ein Mitarbeiter, der die Besprechung erstellt, Rollen bzw. Aufgaben in der Besprechung verteilt und die Besprechung abschließt; "Protokollführer" zeichnet Besprechungsinhalte auf; "Teilnehmer", welche auch Referenten genannt werden können.

Agenda

Alle schriftlich festgehaltenen Besprechungsergebnisse werden im Dokumentenarchiv gespeichert und bleiben so allen Besprechungsteilnehmern sowie der Geschäftsführung verfügbar. Zwischen Besprechungen, die zum gleichen Typ gehören, können Zusammenhänge hergestellt werden, indem noch aus den vorherigen Besprechungen offen gebliebene Themen abgeschlossen oder aber neue Themen für eine nächste Besprechung konzipiert werden.

Wie wird eine neue Besprechung erstellt? Bei der Erstellung einer neuen Besprechung bestimmt der Organisator das Besprechungsthema, fügt dessen Beschreibung hinzu sowie bei Bedarf benötigte Dateien. Dasselbe gilt auch für jeden einzelnen Punkt der Besprechungsagenda: Dieser Punkt kann eine ausführliche Beschreibung sowie angehängte Dateien enthalten, außerdem können für diesen Punkt Verantwortliche und Deadlines bestimmt werden. Darüber hinaus lädt der Organisator alle Besprechungsteilnehmer ein, bestimmt einen Protokollführer und gibt Datum, Uhrzeit und Dauer der jeweiligen Besprechung an.

Eine neue Besprechung

Protokoll Das Protokoll einer Besprechung wird standardmäßig von einem im Vorfeld bestimmten "Protokollführer" geführt. Jeder Besprechungsteilnehmer kann jedoch seine Kommentare (in Form von Berichten) hinzufügen, indem diese an entsprechende Themen angebunden werden.		Zusammenhang mit vorherigen Besprechungen Einzelne Besprechungsthemen und -Punkte können zeitlich verschoben werden. Das Modul "Meetings und Briefings" ermöglicht es, solche Themen und Punkte nicht wieder neu erstellen zu müssen, sondern sie einfach in eine neue Besprechung zu übertragen.
Supervisor Evaluation Der Geschäftsführer kann alle aktuell laufenden oder bereits abgeschlossenen Besprechungen angezeigt bekommen und diese auch bewerten. Dabei hat der Geschäftsführer einen Überblick darüber, welche Entscheidungen getroffen und welche Aufgaben bezüglich der Besprechungsthemen erstellt wurden, wer die Verantwortlichen sind und welchen Status die Aufgaben im Augenblick haben		Integration mit Aufgaben Jedes Thema oder jeder Punkt einer Besprechung kann zu einer neuen Aufgabe hinzugefügt bzw. an eine bereits existierende Aufgabe angebunden werden. Diese Aufgaben sowie ihr Erledigungsablauf werden im Bericht des zugehörigen Besprechungsthemas angezeigt.

Dokumentenmanagement

• WebDav hat jetzt auch ein Plugin für Mozilla Firefox, um MS Office, OpenOffice und LibreOffice Dokumente direkt aus dem Browser heraus bearbeiten zu können;
• Neue Einstellungsmöglichkeiten für Zugriffsrechte auf einzelne Dateien und Ordner in den Dokumentenbibliotheken
• Alle Dokumente, die in eine Dokumentenbibliothek hochgeladen wurden, können jetzt über eine "Gefällt mir"- Schaltfläche bewertet werden, was wiederum Einfluss auf die Position des Dokuments in den Suchergebnissen der Sozialen Suche haben kann;

Direktes Arbeiten mit Dokumenten über Firefox

Jetzt können Office-Dokumente direkt über das Intranet bearbeitet werden, und zwar nicht nur über den Internet Explorer, sondern auch via Mozilla Firefox. Neben Office-Dokumenten können auch OpenOffice und LibreOffice Dateien bearbeitet werden, denn das WebDAV-Protokoll in der Version 11.0 unterstützt alle diese Office-Suiten (für Windows und Mac). Das neue Plug-in muss nicht explizit irgendwo heruntergeladen werden, sondern kann bei der ersten Anwendung installiert werden.

• auf den Namen des Dokuments in der Liste der Bibliothek klicken;
• Sicherstellen, dass das Portal, von dem ein Dokument geöffnet werden soll, sicher ist;
• Nutzernamen und Kennwort für den Zugriff auf das Dokument eingeben;
• Bearbeiten des Dokuments in der sich öffnenden Office-Anwendung;
• Speichern des Dokuments und schließen der Office-Anwendung;
• Das geänderte Dokument wird auf dem Portal an dem gleichen Ort gespeichert, von welchem aus das Dokument auch geöffnet wurde.

Währenddessen ein Dokument bearbeitet wird, kann niemand sonst es zur Bearbeitung öffnen. Andere Nutzer sehen in der Dokumentenliste durch wen das Dokument gesperrt bzw. von wem es gerade bearbeitet wird. Sobald das Dokument wieder gespeichert wurde, wird es auch automatisch freigegeben.

Neues System der Zugriffsrechteverteilung in der Dokumentenbibliotehken

Durch die Einführung eines neuen Systems der Zugriffsrechteverteilung sind jetzt gemeinsam genutzte Dokumente der Mitarbeiter und Arbeitsgruppen in speziellen Ordnern der Dokumentbibliotheken verfügbar: "Dokumente der Mitarbeiter" und " Dokumente der Arbeitsgruppen". Gerade um Dateien wie etwa Präsentationen oder Videos schnell und unkompliziert für andere zugänglich zu machen, ist diese Neuerung sehr nützlich. Mitarbeiter können jetzt im Bereich "Dokumente" alle Dokumentbibliotheken sehen, für die sie Zugriffsberechtigungen haben: Private Dokumente, Dokumente von Kollegen oder Dokumente von Intranet- und Extranet-Arbeitsgruppen. Wenn der Bereich "Dokumente" dann noch als Netzlaufwerk angebunden wird, kann der Mitarbeiter mit den Dateien und Ordnern des Portals so arbeiten, wie er es normalerweise über den Dateiexplorer auf seinem PC gewohnt ist.

Gemeinsam genutzte Dateien

Die Dateiordner und Dateien in der Dokumentenbibliothek der einzelnen Nutzerprofile sind persönliche Ordner - Kollegen haben keinen Zugriff auf diese. Allerdings können einzelne Ordner und deren Inhalt bei Bedarf in öffentlich zugängliche Ordner umgewandelt werden. Bei den Arbeits- oder Projektgruppen des Intranets und des Extranets funktioniert die neue Zugriffsrechtevergabe analog.

Gefällt mir!

Intranetnutzer können ab sofort ihre Meinung über Dokumente kundtun, indem sie für diese über eine "Gefällt mir" Schaltfläche abstimmen. Die Beurteilung dieser Dokumente hat wiederum Auswirkungen auf die Platzierung des Dokuments bei der Suchergebnisausgabe – je besser ein Dokument bewertet wurde, desto weiter oben erscheint es in den Suchergebnissen. Es kann jetzt auch ein Filter gesetzt werden, der alle Dokumente, für die der Mitarbeiter jemals abgestimmt hat, anzeigen kann.

Berichte und Reports Designer

Reports Designer

Der Reports Designer stellt ein sehr praktisches Instrument dar, mit welchem die Effektivität sowie der Arbeits- und Zeitaufwand eines Unternehmens bewertet werden können. Mithilfe dieses Designers können Berichte auf allen Unternehmensstufen - für einzelne Mitarbeiter bis hin zum Gesamtunternehmen zusammengestellt werden. Der Designer kann sowohl für persönliche Aufgaben als auch ganze Projekte von Arbeitsgruppen benutzt werden.

Bewertungskriterien können sich je nach Unternehmen oder auch Abteilung unterscheiden. Ob Deadline, Qualität oder eben die Anzahl der erledigten Aufgaben - all das kann im Rahmen des Reports Designers berücksichtigt werden.

Berichte als Feedback-Instrument

Aufgrund von erstellten Mitarbeiterberichten kann der Vorgesetzte eventuelle Engpässe in den Geschäftsprozessen analysieren (beispielsweise mangelhafte Ergebnisqualität bei der Aufgabenerledigung feststellen und nach Gründen dafür recherchieren) oder aber besonders tüchtige Mitarbeiter auch belobigen. Berichte werden in Echtzeit in Abhängigkeit vom Ablauf der Aufgabenerledigung geändert. Jeder Mitarbeiter kann dabei auf seiner persönlichen Seite sehen, wie viele Aufgaben er noch zu erledigen hat und welchen Status diese Aufgaben gerade inne haben (Angenommen, in Arbeit, Überfällig usw.).

Leistungsbericht

Anhand von Berichten kann ein Mitarbeiter seine Effektivität selbst bewerten. Mitarbeiter können Berichte nur bezüglich ihrer eigenen Aufgaben erstellen. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Berichte für alle Projektaufgaben zu erstellen, für welche sie verantwortlich sind. Geschäftsführer können Berichte grundsätzlich für alle Aufgaben unternehmensweit erstellen bzw. angezeigt bekommen.

Einen Bericht erstellen

Ein Bericht wird automatisch zusammengestellt: Dafür muss er lediglich einmal erstellt und konfiguriert werden. Bei der Erstellung des Berichts gibt man seine Bezeichnung und den Berichtszeitraum an, stellt Berichtsspalten ein und definiert Filterparameter. Der Reports Designer ermöglicht es, den erstellten Bericht im Vorschau-Modus anzuzeigen und ihn bei Bedarf auch abzuändern. In der Version 11.0 des Bitrix Intranets sind Vorlagen für einige Berichtstypen enthalten. Man kann diese Vorlagen so wie sie sind verwenden oder auch auf Basis dieser Vorlagen neue individuelle Berichte für einzelne Mitarbeiter, Projekt- oder Arbeitsgruppen oder für das gesamte Unternehmen erstellen. (einen Beispiel anschauen).

Einstellungen im Reports Designer

Bitrix Intranet für iPhone & Co

Das mobile Unternehmensportal, welches mit der Technologie BitrixMobile erstellt wurde, gibt es in zwei Varianten: Als ein App (funktioniert mit IOS, Android, BlackBerry OS) und als eine mobile Version des Unternehmensportals, welche auch auf dem PC in einem beliebigen Browser angezeigt werden kann.

Das mobile Portal ermöglicht es Ihnen, den "Activity Stream" und das Mitarbeiterverzeichnis anzuzeigen, Nachrichten an Mitarbeiter zu senden, Beiträge im Microblog zu schreiben sowie mit Dokumenten und Aufgaben zu arbeiten. Dabei kann das Erscheinungsbild und die Logik des mobilen Portals individuell eingestellt werden.

Mobiles Intranet

Mitarbeiter

Aufgaben

Schriftverkehr

Activity Stream, "Gefällt mir!" und Soziale Suche

Activity Stream

Die Funktionalität "Activity Stream" im sozialen Netzwerk wurde erweitert, jetzt ist z.B. auch die Fotogalerie voll integriert: Verbesserte Ansicht der Fotos im Activity Stream; Fotos können direkt vom Activity Stream aus kommentiert werden; Jeder einzelne zu einem Foto abgegebene Kommentar stellt ein separates Ereignis im Activity Stream dar. Schauen Sie sich ein kurzes Video an! Sie können für bestimmte Ereignisse und dazugehörige Kommentare abstimmen, indem Sie auf die Schaltfläche "Gefällt mir" klicken. Das Erscheinungsbild dieser Schaltfläche wird in den Ranking-Einstellungen festgelegt. Dennoch können Sie für den Activity Stream Ihre persönlichen Abstimmungseinstellungen auswählen.

Activity Stream

Zeigt alle internen und externen Daten an einer Stelle an - für bessere Koordination von Projekt und der täglichen Arbeit; Zeigt Änderungen in den Aufgaben und die Berichte von den Mitarbeitern an; Alle Nachrichten können kommentiert und bewertet werden mit der "Gefällt mir" Schaltfläche; Open API (REST, SOAP) für einfachen Datenexport in den Activity Stream.

"Gefällt mir" Schaltfläche in Activity Stream

"Gefällt mir!" Schaltfläche

Intranetnutzer können ab sofort ihre Meinung über Dokumente kundtun, indem sie für diese über eine "Gefällt mir!" Schaltfläche abstimmen. Die Beurteilung dieser Dokumente hat wiederum Auswirkungen auf die Platzierung des Dokuments bei der Suchergebnisausgabe – je besser ein Dokument bewertet wurde, desto weiter oben erscheint es in den Suchergebnissen. Es kann jetzt auch ein Filter gesetzt werden, der alle Dokumente, für die der Mitarbeiter jemals abgestimmt hat, anzeigen kann. Die "Gefällt mir" Schaltfläche kann auch bei Kommentaren zu den Aufgaben verwendet werden. Einfach Klicken und seine Meinung zum Ausdruck bringen – das Schreiben langer Kommentare entfällt!

"Gefällt mir!" Schaltfläche in Dokumenten

Soziale Suche

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Die Suchergebnisse können jetzt auch von der Meinung der Website-"Community" abhängen. Deshalb werden unter Suchergebnissen immer die Inhalte als erste angezeigt, welche aus der Sicht der Community am wertvollsten sind. Alle Inhalte, die als nützlich bzw. wertvoll angesehen werden, werden entsprechend hoch bewertet, was wiederum entsprechende Ranking-Position direkt beeinflusst. Die Schaltfläche "Gefällt mir" ermöglicht es Ihnen, Websiteinhalte zu bewerten. Diese Schaltfläche ist eine weitere Entwicklung des Ranking-Systems. Die Erstellung von Rankings erfolgt nach einer innovativen Bitrix-Methode, bei der zum einen der konkrete Inhalt und zum anderen die "Autorität" des jeweiligen Nutzers innerhalb der Community bewertet werden

Ranking "Gefällt mir"

Erstellung von Rankings:

• Ranking allgemein hängt von der Anzahl und dem Gewicht abgegebener Stimmen ab;
• Jedes Mal, wenn auf die Schaltflächen "Gefällt mir" oder "Gefällt mir nicht mehr" geklickt wird, erfolgt eine Umrechnung der Stimmen innerhalb des Rankings;
• Dabei wird immer festgestellt, welcher Nutzer konkret abgestimmt hat, damit auch das "Gewicht" dieses Nutzers (innerhalb der Community) berücksichtigt wird;
• Geht man mit dem Mauszeiger über ein Sternchen, werden alle Nutzer angezeigt, die für diesen Inhalt abgestimmt haben.

Gruppierung der Ergebnisse

In der neuen Produktversion ist die Ansicht der Suchergebnisse viel besser gestaltet, weil diese nach Foren- und Blogthemen gruppiert werden.

Abstand zwischen Wörtern wird berücksichtigt

Schon die vorherige Version der intelligenten Suche baute auf dem Prinzip "Kontrast" auf und konnte eine perfekte Formel zur Errechnung der Ergebnisrelevanz anbieten. Nun ist dazu noch ein weiterer Parameter gekommen: Abstand zwischen Wörtern berücksichtigen. Dank diesem Parameter versteht das System, was ein Satz ist und berücksichtigt diesen Faktor, wenn es nach Ergebnissen sucht.

Auch die Geschwindigkeit der Suche und der Indexierung ist in der neuen Version viel höher geworden. Sie werden das sofort bemerken, wenn Sie umfangreiche Inhalte auf Ihrer Website indexiert haben werden.

Noch mehr im Sozialen Netzwerk

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• Die Ranking-Schaltfläche "Gefällt mir" wird in Blogs und Foren unterstützt. Die Schaltfläche kann dabei entweder als "Plus/Minus" oder als "Gefällt mir" angezeigt werden.
• In Blogs können Bilder zu den Kommentaren hinzugefügt werden. Zusammen mit den Kommentaren werden die Bilder sowohl im Blog-RSS-Feed angezeigt als auch im Blog-Abo versendet.
• In den Foren wird im visuellen Editor (WYSIWYG) der BBCode unterstützt. Der Standardmodus des Editors kann jetzt in den Parametern der Komponente festgelegt werden: Standardmäßig manuelles Editieren der BBCodes oder automatisch über den Visuellen Editor.
• In den Foren können ab jetzt bspw. Beiträge gesendet werden, ohne dass dabei die Seite neu geladen werden muss (AJAX).
• Für Parser wird nun die Klasse CTextParser vom Hauptmodul aus benutzt.

Andere Produktverbesserungen

Zugriffsrechte Ideen-Management Zeitanagement Änderungsprotokoll Geschäftsprozesse

Fotogalerie Zeitzoneneinstellung Back-End Dashboard Sichere Anmeldung

Präsentation in PPTX / in PDF

Zugriffsrechte

In der Version 11.0 ist ein neues System der Zugriffsberechtigungen umgesetzt, welches in erster Linie für Informationsblöcke, Dokumentenbibliotheken und das CRM relevant ist, aber in gewisser Weise auch alle anderen Produktmodule und -Komponenten betrifft.

Das neue System der Zugriffsberechtigungen ermöglicht es, erweiterte Zugriffsrechte für praktisch jedes Systemelement zu vergeben. Diese erweiterten Rechte können für beliebige Organisationseinheiten vergeben werden: Ganze Abteilung, bestimmte Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeiter können bestimmte Vollmachten (auch Rollen genannt) zugewiesen bekommen. Solche Rollen wären bspw. Moderator, Beobachter, Ersteller oder Verantwortlicher. Mit diesem neuen Berechtigungssystem ist auch die Vergabe der Rechte auf Änderung von bestimmten Elementen im System sehr viel flexibler geworden.

Zugriffsrechte für einen Informationsblock

Dank dem neuen System der Zugriffsberechtigungen sind nun alle allgemeinen öffentlich freigegeben Dateien der Mitarbeiter und Arbeitsgruppen in speziellen Dokumentenbibliotheken auf dem Portal verfügbar: "Dokumente der Mitarbeiter" und "Dokumente Arbeitsgruppen". Näheres dazu kann man im Abschnitt Dokumentenbibliothek lesen. Im neuen System der Zugriffsberechtigungen erfolgt eine besonders flexible Vergabe der Zugriffsrechte für CRM-Elemente zwischen einzelnen Mitarbeitern, indem diesen gewisse Rollen zugewiesen werden. Näheres dazu kann man im Abschnitt CRM lesen.

Rollenverwaltung

Ideen-Management

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Mit der neuen Produktversion gibt es jetzt ein neues Modul - das "Ideenmanagement". Diese Funktionalität ermöglicht es, das Potenzial eines jeden Mitarbeiters zu nutzen, denn alle Mitarbeiter können ihre eigenen Ideen bezüglich Verbesserungen und einer Weiterentwicklung des Unternehmens vorschlagen bzw. die Ideen ihrer Kollegen bewerten und für diese Ideen abstimmen. Alle positiven und negativen Bewertungen werden berücksichtigt, und so entsteht aufgrund der Mitarbeitermeinungen ein Ideenranking.

Ich hab 'ne Idee!

Zeitmanagement

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Tagesbericht über die Arbeitszeit

Aufgewendete Zeit für Aufgaben angeben

Das Erscheinungsbild des Berichts über die Arbeitszeit und das Verfahren zu dessen Erstellung wurden geändert. Nun kann der Mitarbeiter, wenn er seinen Arbeitstag beendet, alle verfügbaren Informationen ändern bzw. seinem bereits erstellten Bericht etwas hinzufügen.

Ein Bericht über die Arbeitszeit kann jetzt nicht nur für einen ganzen Arbeitstag, sondern auch für einen bestimmten Zeitraum erstellt werden. Für jeden Mitarbeiter oder auch für jede Abteilung kann eingestellt werden, wie oft (täglich, wöchentlich, monatlich) ein solcher Bericht vorzulegen ist. In der Produktversion 11.0 ist ein wöchentlicher Standardbericht enthalten, welcher bei Bedarf auf einen anderen Zeitraum (also auf einen Tag oder auf einen Monat) umgestellt werden kann.

In das Zeitmanagement ist außerdem eine Funktion integriert, welche es ermöglicht, die für Erledigung von Aufgaben benötigte Arbeitszeit zu erfassen. So wird ersichtlich, wie viel Zeit für die eine oder die andere Aufgabe aufgewendet wurde.

Änderungsprotokoll

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Das Änderungsprotokoll ermöglicht es, auf einen Blick nachzuvollziehen welche Änderungen an Intranetinhalten von wem wann durchgeführt wurden: Hinzufügen und Bearbeiten von Nutzern; Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Verschieben, Kopieren und Umbenennen von Dateien, Bereichen, Menüs und Seiten; Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Elementen und Bereichen der Informationsblöcke; Allgemeine Foren sowie Foren im Rahmen der sozialen Netzwerke (Anzeigen, Ausblenden, Verschieben und Löschen von Beiträgen, Themen, usw.). Das Änderungsprotokoll wird nur für die Nutzer angezeigt, welche entsprechende Zugriffsberechtigung für das Hauptmodul haben (Eventprotokoll anzeigen - "view_event_log").

Änderungsprotokoll

Geschäftsprozesse

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Integration mit Aufgaben und CRM-Elementen; Optimierter Visueller Editor zur vereinfachten Bearbeitung von umfangreichen Geschäftsprozessen (ganze Blöcke können ausgeblendet werden; einzelne individuell eingestellte Aktionen oder ganze Aktionsfolgen, können in einem extra Block "Meine Aktionen" gespeichert werden und von dort aus wie Vorlagen benutzt werden, etc.); Zwei neue Vorlagen für Geschäftsprozesse zur Bearbeitung von Leads und Aufträgen im CRM, darüber hinaus eine neue Vorlage Standardgeschäftsprozess für die Bezahlung von Rechnungen.

Aktionen nach einer Vorlage

Standardgeschäftsprozesse sind in allen Produkteditionen enthalten. In den Editionen BizPace und BizPace Enterprise können außerdem mithilfe des visuellen Geschäftsprozessdesigners bereits vorhandene Standardgeschäftsprozesse angepasst und neue individuelle Geschäftsprozesse erstellt werden.

Fotogalerie

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Die detaillierte Ansicht einzelner Fotos ist aufgrund eines neuen Templates noch besser und benutzerfreundlicher geworden. Klicken Sie auf die Bildlaufleiste - und schon können Sie alle Fotos im Album schnell "vorspulen". Wenn Sie auf ein bestimmtes Vorschaubild klicken, bekommen Sie das gewünschte Foto vollständig angezeigt. Klicken Sie auf "Vergrößern" und die Bilder werden in maximaler Größe angezeigt. Klicken Sie auf den unteren Pfeil und Sie bekommen einige zusätzliche Fenster und Optionen angezeigt, mit denen Sie das Bild vergrößern, bearbeiten oder gar löschen können. Außerdem sind hier zusätzliche Informationen enthalten, beispielsweise zum Autor, Album, wann hinzugefügt und wie oft angezeigt. Darüber hinaus können Sie den Hintergrund ändern, Kommentare schreiben, eine Diashow starten und Bewertungen der Fotos anzeigen.

Detaillierte Ansicht der Fotos

Fotos in den Alben können jetzt auch manuell sortiert werden: Sie können sie dabei ganz nach Belieben und einfach per Drag&Drop anordnen.

Neuer Foto-Uploader

Mit den neuen Versionen des Laders Aurigma Image Uploader (Java/ActiveX) sowie mit dem neuen Aurigma Flash Uploader können Fotos schneller und einfacher auf die Website hochgeladen werden. In den Einstellungen der Komponente "Fotogalerie" können Sie selbst festlegen, welcher von diesen Ladern benutzt werden soll.

Ist Ihnen der Lader Java/ActiveX zu groß oder nicht praktisch genug, können Sie alternativ den Flash-Lader benutzen: Sie sehen die Ordnerinhalte auf dem Laufwerk, wählen nur die gewünschten Fotos aus, verschieben diese ins Ladefenster und senden sie schließlich mit einem Mausklick auf die Website. Alle gängigen Browser und Betriebssysteme werden dabei unterstützt.

Neuer Lader für Fotos

Zeitzoneneinstellung

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Ab der Version 11.0 können Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, die Serverzeit im Nutzerprofil selbstständig anzugeben. Alternativ können die Zeitzonen auch automatisch festgelegt werden. Im zweiten Fall werden alle Zeit- und Datumangaben zu den veröffentlichten News, Kommentaren, Blog- oder Forumsbeiträgen oder Bestellungen im Online-Shop entsprechend der Zeitzone angezeigt, in welcher sich der Nutzer aktuell befindet.

Zeitzone für einen konkreten Nutzer festlegen

Zeitzone für einen Web-Server festlegen

Bei der Entwicklung der Funktion zur Festlegung der Zeitzonen haben die Bitrix Entwickler folgenden Aspekt berücksichtigt: Wenn Leute ihre Standorte wechseln, stellen sie meistens die Uhrzeiten auf ihrem Computer um. Diese Information reicht dem System aus, die Zeitzone automatisch festzulegen. Sobald der Nutzer die Website besucht, wird die Uhrzeit seines Computers automatisch erkannt, dann wird sie mit der Zeit auf dem Server abgeglichen und so der Zeitunterschied errechnet. Ein spezielles Skript legt dabei die lokale Zeit für jeden Nutzer fest.

Sie haben also grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder wird auf der Website die lokale Zeit des Nutzers aktiviert (dafür sollten die oben erwähnten Bedingungen erfüllt werden), oder auf der Website wird die Serverzeit benutzt (was für Nachrichten-Websites oder Informationsportale nützlich sein kann). Im zweiten Fall sollte die Option "Zeitzone standardmäßig mithilfe von Browsereinstellungen festlegen" nicht aktiviert werden.

Desktop des Administrativen Bereichs

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Der Desktop im administrativen Bereich des Systems kann jetzt individuell eingestellt werden. Er verfügt über Gadgets und ein Suchsystem, welches das Backend-Menü durchsucht. Man kann in der Version 11.0 eine beliebige Anzahl verschiedener Desktopansichten erstellen. Video abspielen.

Gadgets für den Desktop des administrativen Bereichs : Persönliche: Gadgets für die Arbeit mit persönlichen Tools (Web-Notizen, Lesezeichen). Externe Dienste: Services, mit denen Informationen aus dem Internet abgerufen werden können (RSS-Feed, Google Gadgets, Wetterbericht); Einstellungen: Gadgets des Bereichs "Einstellungen" im administrativen Bereich (Informationen über das System, Performance Monitor, Navigation, Proaktiver Schutz).

Hinzufügen von Gadgets zum individuellen Desktop

Entwickler können ihre eigenen Gadgets erstellen und diese zum Desktop hinzufügen. Man kann beispielsweise letzte Bestellungen, Unternehmensnews oder auch bestimmte Dokumente mithilfe von Gadgets in Form von Listen anzeigen.

Live-Suche im Backend:

Direkt vom Desktop aus kann nun eine "Live-Suche" im administrativen Bereich gestartet werden. Diese Suche zeigt Ihnen sofort den gesuchten Menüpunkt an. Dabei spielt es überhaupt keine Rolle, wie viele Bereiche oder verschachtelte Einheiten in Ihrem Menü enthalten sind. Ein Beispiel: Sie geben im Suchfenster das Wort "Schutz" ein und schon werden Ihnen alle Menüpunkte angezeigt, in welchen dieses Wort enthalten ist. So können Sie beispielsweise schnell zu den Einstellungen des Proaktiven Schutzes wechseln. Video abspielen.

"Live-Suche" im Backend-Menü

Sichere Anmeldung ohne SSL

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Ebenfalls neu in Version 11.0: Technologie "Sichere Anmeldung ohne SSL". Die Passwörter des Anmeldeformulars können jetzt nicht mehr "geknackt" werden, weil sie über das RSA-System mit einem 1024 Bit-Schlüssel verschlüsselt und so an den Server übermittelt werden. Es spielt dabei keine Rolle, welche Verbindungen und Protokolle die Besucher Ihrer Website benutzen.

Mögliche Gefahren

Wenn Internetnutzer sich über WiFi oder schwachverschlüsselte Verbindungen in Cafés, Einkaufszentren, Flughäfen auf Webseiten anmelden, ist es für Internetkriminelle ein Leichtes, Passwörter abzufangen und diese für die eigenen Zwecke zu benutzen. Vermieden werden kann ein solcher "Passwortdiebstahl" durch das Benutzen einer sicheren Verbindung über SSL. Leider richten viele Website-Betreiber zu selten solche SSL-Zertifikate für ihre Websites ein, da doch einiger Aufwand für eine solche Verbindung betrieben werden muss.

Anmelden und keine Sorgen mehr machen!

Aktivierung der sicheren Anmeldung

Arbeitsweise der sicheren Anmeldung:

• Privater und öffentlicher Schlüssel (wird auf dem Server erzeugt)
• Verschlüsselung des Passworts beim Client RSA 1024 Bit
• Übertragung in verschlüsselter Form - jedes Mal neuer Wert
• Entschlüsseln des Passworts auf dem Server

Wie aktiviert man die sichere Anmeldung?

Die sichere Anmeldung wird im Administrativen Bereich in den Einstellungen des Hauptmoduls (Registerkarte "Anmeldung") aktiviert. Nach Aktivierung werden die Passwörter aller Benutzer in verschlüsselter Form an den Server gesendet.

Im Block "Sichere Anmeldung" sind folgende Einstellungen erforderlich:

• Aktivieren Sie die Option "Passwort verschlüsseln"
• Generieren Sie einen Schlüssel durch Klicken der entsprechenden Schaltfläche

Auf dem Login-Formular Ihrer Website erscheint nun ein kleines Schloß-Symbol. Dies bedeutet, dass die sichere Anmeldung aktiviert und alle Passwörter von nun an sicher sind!

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