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Case Studies
12/15/2011

Verbandsgemeinde Egelner Mulde: Mit Bitrix Infopace die interne Kommunikation verbessern und zentrale Dokumentenverwaltung aufbauen


Verbandsgemeinde Egelner MuldeDetails der Vebandsgemeinde

Die Verbandsgemeinde Egelner Mulde befindet sich im Salzlandkreis in Sachsen-Anhalt. Sie entstand am 1. Januar 2010 und ist u.a. zuständig für die Kindertagesstätten, die Grundschulen, den Brandschutz sowie die Flächennutzungsplanung. Die Verbandsgemeinde Egelner Mulde besteht aus 5 selbständigen Mitgliedsgemeinden: Bördeaue (Ortsteile Tarthun und Unseburg), Börde-Hakel (Ortsteile Etgersleben, Hakeborn und Westeregeln), Borne, Egeln und Wolmirsleben. Der Sitz der Verwaltung befindet sich in der Stadt Egeln. In der Verbandsgemeinde leben ca. 12.500 Einwohner.

Die Verbandsgemeinde Egelner Mulde beschäftigt 40 Mitarbeiter in der Kernverwaltung und ist in verschiedene Abteilungen unterteilt –Verbandgemeindebürgermeister, Bauamt, Hauptamt, Bürgerservice, Kämmerei und Ordnungsamt. Um die Aufgaben der Verbandsgemeinde bestmöglich zu erfüllen sind effiziente Kommunikation und effektive Arbeit aller Abteilungen und Mitarbeiter besonders wichtig.

Projektziele

Um die Arbeitsabläufe und Kommunikation innerhalb der Abteilungen zu optimieren, wurde von der Verbandsgemeinde schon länger eine interne Plattform zur Informations- und Dokumentenbereitstellung genutzt. Die Software dieser Plattform wurde jedoch herstellerseitig umgestellt und nun war es nicht mehr möglich alle Mitarbeiter einfach und schnell über Neuigkeiten zu informieren und Dokumente zum Download bereitzustellen. Außerdem wurde festgestellt, dass die bisherige Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen als unzureichend einzustufen ist. Diese beiden Hauptgründe veranlassten die Leitung der Verbandsgemeinde eine Lösung für diese Problematik zu finden. Daher wurde die IT-Abteilung, unter der Leitung von Herrn Bohne damit beauftragt ein Instrument zu finden, welches die interne Kommunikation zwischen den Abteilungen und den Mitarbeitern verbessert und eine zentrale, einfache Bereitstellung von Dokumenten, Arbeitsvorlagen und Informationen sicherstellt.

Anforderungen an die neue Plattform

Folgende Anforderungen und Funktionen mussten unbedingt durch die neue Plattform abgedeckt werden:

  • einfache und schnelle Verbreitung von Informationen (News)
  • einfache und zentrale Bereitstellung von Dokumenten und Zugriff auf diese durch alle
  • Möglichkeit für jeden Mitarbeiter einen Blog zu führen und diesen für alle zugänglich zu machen
  • Active Directory Integration

Lösung und Implementierung

Dazu Herr Marcus Bohne, Leiter IT-Services, Verbandsgemeinde Egelner Mulde:
„Die Entwicklungszeit des Projektes belief sich auf ca. 2 Arbeitstage. Dabei ist zu berücksichtigen, dass in dieser Zeit nicht nur die Oberfläche geschaffen wurde, sondern auch ca. 350 Dokumente und Arbeitsvorlagen integriert worden sind. Außerdem wurden alle Benutzer eingerichtet, die gesamte Unternehmensstruktur abgebildet und das Portal voll einsatzfähig bereitgestellt. Und das alles, ohne vorherige Schulung! Die Entwicklungszeit für solch ein Projekt hatte ich zuvor auf mindestens eine Woche geschätzt.“  

Passend zum Verbandsgemeindelogo wurde eine rote Bitrix-Designvorlage für die neue Informationsplattform ausgewählt. Aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit des Portals war nur eine kurze Einweisung der Mitarbeiter nötig. Der Schulungsaufwand betrug insgesamt lediglich ca. 30 Minuten.

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Startseite des Mitarbeiterportals der Verbandsgemeinde Egelner Mulde

Verbesserungen durch die neue Plattform

Die am häufigsten genutzten Funktionen und somit Kernelemente der neuen Plattform sind die offiziellen und inoffiziellen Bekanntmachungen und News, sowie die verschiedenen Dokumentenbibliotheken.

„Die Mitarbeiter finden bereitgestellte Dokumente und Vorlagen dank der Suchfunktion mit Volltextsuche wesentlich schneller. Dadurch sind beispielsweise weniger Anrufe nötig und schnellere Abarbeitungszeiten im Support möglich. Informationen und interne Bekanntmachungen bleiben bestehen und sind jederzeit einsehbar – E-Mails mit solchen Inhalten werden ja häufig gelöscht. Außerdem können alle Änderungen nachvollzogen werden.“  so Marcus Bohne.

Weiterhin konnten die Zugänge zu externen Anwendungen, wie beispielsweise die Zeiterfassung oder Online-Recherche, durch eine übersichtliche Platzierung auf der Startseite des Mitarbeiterprotals vereinfacht werden.

Auch das soziale Miteinander der Mitarbeiter wurde durch die Option zur individuellen Gestaltung der Mitarbeiterprofile, den Geburtstagsanzeiger, die Möglichkeit des Austausches von Statusmeldungen und Informationen via Microblog und Blog sowie die persönlichen Nutzer-Fotogalerien verbessert.

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Die visuelle Struktur ermöglicht ein schnelles Finden
und Kontaktieren der richtigen Ansprechperson


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Die verschiedenen Dokumentenbibliotheken sind via Volltextsuche
durchsuchbar und enthalten immer die aktuellsten Versionen

Zuständig für die technische Begleitung und die Content-Bearbeitung ist die IT-Abteilung der Verbandsgemeinde. Die Content-Bearbeitung soll später auch für bestimmte Mitarbeiter freigegeben werden. Verfügbar ist das Mitarbeiterportal zurzeit nur im lokalen Netzwerk innerhalb der Räumlichkeiten der Abteilungen. Es ist jedoch geplant die Erreichbarkeit auch von extern über das Internet zu erweitern.

Technische Details

  • Software: Bitrix Intranet – Infopace Edition
  • Erreichbarkeit des Mitarbeiterportal vorerst nur im lokalen Netzwerk
  • Serverplattform: Microsoft Windows 2003 Server (Intel Xeon Prozessor mit 2,6 GHz und 2 GB RAM ) als Gast in einer virtuellen VMWare Umgebung (VMWare vSphere 4)
  • Bitrix Standardinstallation mit integriertem Apache Webserver und MySQL Server
  • Datenbankanbindung über MySQL
  • mäßiger Traffic, minimale Antwortzeit und hohe Geschwindigkeit beim Seitenaufbau
„Das neue Mitarbeiterportal wurde von den Mitarbeitern der Verbandgemeinde Egelner Mulde sofort positiv angenommen und die angestrebten Ziele wurden umgesetzt. Durch den schnellen Zugriff auf Informationen, Vorlagen und Dokumente können einzelne Arbeitsvorgänge nun schneller erledigt werden. In naher Zukunft sollen weitere Funktionen, welche das Portal zur Verfügung stellt, aktiviert werden.“  sagt Marcus Bohne abschließend.

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